Ingeus UK yw’r partner arweiniol yn ein partneriaeth Able Futures, ac maent yn llwyr ymrwymedig i sicrhau ein bod yn dryloyw ynghylch y ffordd y proseswn eich gwybodaeth bersonol. Mae ‘prosesu’ eich gwybodaeth bersonol yn cynnwys casglu, cofnodi, cadw, newid, rhannu, defnydd cyffredinol, neu ddistrywio eich gwybodaeth.

Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn disgrifio pa ddata yr ydym yn ei gasglu, pam yr ydym yn ei gasglu, sut yr ydym yn ei ddefnyddio, sut yr ydym yn ei gadw’n ddiogel, ac o dan ba amodau yr ydym yn ei rannu. Mae hefyd yn amlinellu eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018.

Gall yr Hysbysiad hwn gael ei ddiweddaru’n rheolaidd, yn unol â newidiadau i’n gweithgareddau prosesu neu newidiadau deddfwriaethol. Bydd pob newid yn cael ei gyhoeddi ar ein gwefan.

Beth yw Gwasanaeth Cymorth Iechyd Meddwl Mynediad at Waith?

Darperir Gwasanaeth Cymorth Iechyd Meddwl Mynediad at Waith drwy’r rhaglen Mynediad at Waith – cynllun grant dewisol y Ganolfan Byd Gwaith, ac mae’n elfen anhepgor o gefnogaeth yr Adran Gwaith a Phensiynau i unigolion sydd â chyflwr iechyd meddwl, i aros mewn gwaith, neu i symud i waith sydd yn fwy addas. Mae’r rhaglen Gwasanaeth Cymorth Iechyd Meddwl Mynediad at Waith yn rhoi cefnogaeth drwy gynorthwyo unigolion i oresgyn rhwystrau’n ymwneud â gwaith.

Mae Gwasanaeth Cymorth Iechyd Meddwl Mynediad at Waith hefyd yn cynnig cyngor ac arweiniad i gyflogwyr ynghylch y ffordd orau i gefnogi cyflogeion gyda chyflwr neu broblem iechyd meddwl, ac i gynorthwyo gyda datrys ffactorau ymarferol a sefydliadol yn ymwneud â’r amgylchedd gwaith.

Pwy ydym ni?                           

Mae Ingeus UK Ltd yn gwmni corfforedig yn Lloegr, yn gofrestredig yn Nhŷ'r Cwmnïau (04320853). Mewn partneriaeth â’n Partneriaid Cyflenwi, rydym yn darparu’r Rhaglen Gwasanaeth Cymorth Iechyd Meddwl Mynediad at Waith ar ran yr Adran Gwaith a Phensiynau. Dyma ein Partneriaid Cyflenwi:

• Health 2 Employment (i2i)
• Case UK
• Salus

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth a dderbyniwyd gennych chi neu drwy atgyfeiriad gan Fynediad at Waith er mwyn darparu’r gwasanaethau a ddisgrifiwyd uchod.

Wrth gasglu gwybodaeth gennych chi, gall Ingeus UK a’n Partneriaid Cyflenwi adnabod yn well eich anghenion unigol a’r ffordd orau i’ch cefnogi ar y cynllun.

Er dibenion prosesu eich data:

• Mae Ingeus UK Ltd a’r Adran Gwaith a Phensiynau yn Rheolydd Data/Cyd-Reolydd Data/Prosesydd Data ar gyfer prosesu eich data personol mewn perthynas â’r rhaglen Gwasanaeth Cymorth Iechyd Meddwl Mynediad at Waith.  
• Ingeus yw’r Rheolydd Data ar gyfer unrhyw ddata Iechyd yr ydych yn ei ddarparu i ni’n uniongyrchol.

Pa wybodaeth bersonol sy’n cael ei phrosesu gennym ni?

• Enw, dyddiad geni, manylion cyswllt, rhyw, amgylchiadau teuluol
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Gwybodaeth iechyd
• Gwybodaeth am eich cyflogaeth

Sut y defnyddiwn eich gwybodaeth

Mae Ingeus UK Ltd yn prosesu eich gwybodaeth er mwyn rhoi’r gefnogaeth orau bosibl i chi tra’ch bod ar y cynllun, ac i gwrdd ag anghenion ein contractau a rhwymedigaethau cyfreithiol eraill. Ni allwn brosesu eich gwybodaeth heb reswm dilys a chyfreithlon dros wneud hynny. Disgrifir isod y prif resymau dros brosesu eich gwybodaeth, a gellir dod o hyd, ar y dudalen hon, i ragor o fanylion am y sefydliadau y rhannwn gyda hwy a’r sail gyfreithiol dros brosesu.  

• Er mwyn rhoi cychwyn i chi ar y rhaglen a threfnu eich apwyntiad cyntaf, byddwn yn derbyn gwybodaeth gan Fynediad at Waith sy’n cynnwys enw, swydd, dyddiad geni, rhif Yswiriant Gwladol, manylion cyswllt, a rhagor o wybodaeth am eich iechyd a’ch lles.
• Yn ystod eich cyfarfod cyntaf, byddwn yn gofyn cwestiynau i chi a fydd yn caniatáu i’ch Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol asesu lefel y gefnogaeth sydd ei hangen arnoch. Bydd eich Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol yn gwneud rhywfaint o nodiadau ynglŷn â sut rydych chi’n dod yn eich blaen ar y rhaglen, a’r hyn a drafodwyd yn ystod eich apwyntiadau.
• Gall rhywfaint o’r wybodaeth hon gael ei rhannu gydag eraill, megis eich Meddyg Teulu, ond gyda’ch caniatâd chi.
• Mae’n rhaid i ni hefyd anfon gwybodaeth ymlaen i’r Adran Gwaith a Phensiynau pan fo ein contract gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau yn gofyn am hynny.

Rhannu eich Gwybodaeth Bersonol

Nod y rhaglen hon yw eich cynorthwyo i aros mewn gwaith neu symud i waith sydd yn fwy addas. Yn ystod eich cyfarfodydd, efallai y bydd eich Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol yn teimlo nad oes gan eich Meddyg Teulu/Ymarferydd Iechyd y darlun llawn am eich cyflwr, ac efallai y bydd yn dymuno ysgrifennu atynt fel bod yr wybodaeth sydd ganddynt yn eu rhoi mewn gwell sefyllfa i roi i chi’r gefnogaeth sydd ei hangen arnoch. Gyda’ch caniatâd chi, efallai y bydd yr Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol yn cysylltu gyda’ch cyflogwr i drafod y rhwystrau yr ydych yn eu hwynebu, ac yn rhoi arweiniad iddynt ynglŷn â sut y gallent eich cefnogi.

Rhannu Rheolaidd

Rydym yn rhannu eich data personol yn rheolaidd gyda’r sefydliadau a ganlyn er mwyn eu diweddaru ar eich cynnydd, gan gynnwys p’un a ydych wedi cwblhau’r rhaglen, wedi cyflawni unrhyw brif gerrig milltir neu wedi gadael yn gynnar, neu er mwyn rhoi cefnogaeth ychwanegol i chi.

• Adran Gwaith a Phensiynau – bydd Ingeus UK yn rhannu gwybodaeth gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau sydd wedi comisiynu’r rhaglen Mynediad at Waith. Mae ein contract gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau yn pennu pa wybodaeth a rennir, y modd y caiff ei rhannu, a’r gofynion diogelwch ynghylch gwybodaeth y dylid cadw atynt.
• Partneriaid Cyflenwi Uniongyrchol – Efallai y caiff eich gwybodaeth ei rhannu gyda sefydliad sydd dan gontract i ddarparu’r rhaglen ar ein rhan yn eich ardal. Er mwyn rhannu’r wybodaeth hon, mae gennym gontractau cyfreithiol wedi’u sefydlu gyda’r sefydliadau hynny, sy’n datgan sut y prosesir eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel.

Rhannu Ad-Hoc Arall

• Canfod ac atal twyll: Dan rai amgylchiadau penodol, efallai y bydd gofyniad cyfreithiol arnom i rannu gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau eraill, megis CThEM neu asiantaethau gorfodi’r gyfraith er mwyn canfod ac atal trosedd a thwyll
• Gwasanaethau Brys: Efallai y byddwn yn cysylltu â’r gwasanaethau brys neu â’ch Meddyg Teulu i’ch cynorthwyo neu i ddarparu cymorth rheoli ymateb brys mewn sefyllfaoedd risg uchel. Ble bo modd, gwneir hyn gyda’ch caniatâd. Fodd bynnag, gellir diystyru eich caniatâd pe credwn eich bod yn beryglus i chi’ch hun neu i eraill

Ni all Ingeus UK brosesu eich gwybodaeth heb reswm dilys, cyfreithiol dros wneud hynny.

Ymchwil a gwerthuso

Mae Ingeus UK yn ymfalchïo mewn gwella’r gwasanaethau a ddarperir i chi ac eraill yn barhaus. Rydym yn adnabod mannau i’w gwella drwy ymchwilio a gwerthuso effeithiolrwydd ein gwasanaethau cyfredol. Un o’r ffyrdd sydd gennym i wneud hyn yw trosi eich data personol chi yn ddata ystadegol neu gyfanredol, sydd yna’n cael ei ddefnyddio i greu ymchwil ac adroddiadau ystadegol. Weithiau, rhennir yr wybodaeth hon gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau a sefydliadau ymchwil eraill, ond ni ellir ei defnyddio i’ch adnabod chi.

Weithiau rydym yn comisiynu sefydliadau eraill i wneud ymchwil ar ein rhan. Pan fo modd adnabod eich data personol neu pan ddymunwn i chi ddarparu rhagor o wybodaeth, drwy grwpiau ffocws neu ffurflenni adborth, byddwn bob amser yn gofyn eich caniatâd chi yn gyntaf.

Caniatâd

Pan fo arnom angen eich cytundeb i brosesu eich gwybodaeth, er enghraifft, cysylltu gyda’ch cyflogwr, byddwn yn gofyn yn gyntaf i chi roi eich caniatâd chi. Darperir yr wybodaeth hon ar lafar neu ar ffurf ysgrifenedig. Pan roddir caniatâd gennych chi, cofnodir hynny ar ein systemau i ddibenion olrhain ac archwilio.

Yr Hawl i Dynnu Caniatâd yn Ôl

Pan fyddwch wedi rhoi caniatâd i ni rannu’ch gwybodaeth, er enghraifft, gyda’ch Meddyg Teulu neu’ch cyflogwr, mae gennych hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Os dymunwch dynnu’ch caniatâd yn ôl, siaradwch gyda’ch Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol a fydd yn diweddaru ein cofnodion.

Gwasanaeth y tu allan i oriau

Mae Ingeus UK yn deall nad ydyw bob amser yn gyfleus i drefnu neu ganslo apwyntiadau yn ystod oriau gwaith. Felly, rydym yn darparu gwasanaeth y tu allan i oriau, y gellwch gysylltu ag ef am gyngor cyffredinol, i ganslo neu aildrefnu eich apwyntiad. Darperir y gwasanaeth hwn gan staff Ingeus UK, yn ogystal â’n staff  Partneriaid Cyflenwi. Bydd yr holl staff sy’n darparu’r gwasanaeth y tu allan i oriau yn gallu cael mynediad at eich gwybodaeth gyda’ch caniatâd, fel y gallent eich cynorthwyo i ganslo/aildrefnu eich apwyntiadau, neu i roi i chi wybodaeth arall y gallech fod ei hangen. Os nad yr Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol sydd wedi’i bennu i chi yw’r un sydd ar ddyletswydd y diwrnod hwnnw, bydd angen i chi roi eich caniatâd iddynt ar lafar i gael mynediad at eich cofnodion. Pe na baech yn teimlo’n gyfforddus bod Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol ar wahân i’ch un chi yn cael mynediad at eich cofnodion, yna bydd yr Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol yn gwneud nodyn er mwyn i’ch Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol chi gysylltu gyda chi i’ch cynorthwyo gyda’ch ymholiad.

Diogelu eich data

Mae Ingeus UK yn ymrwymedig i ddiogelu cyfrinachedd a diogelwch eich gwybodaeth, gan sicrhau y prosesir eich gwybodaeth yn gyfreithlon ac yn barchus, yn unol â chyfreithiau diogelu data a safonau diogelwch gwybodaeth, er enghraifft, y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), Deddf Diogelu Data 2018 ac ISO27001 (safon diogelwch gwybodaeth). Mae gennym fesurau diogelwch priodol i atal data personol rhag mynd ar goll yn ddamweiniol, na chael ei ddefnyddio na chael mynediad ato mewn modd anawdurdodedig. Rydym yn cyfyngu mynediad at eich data personol i’r rheini sydd â gwir reswm dros wybod amdano. Bydd y rheini sy’n prosesu eich gwybodaeth ond yn gwneud hynny mewn modd awdurdodedig, ac maent yn rhwym i ddyletswydd o gyfrinachedd. Mae gennym hefyd weithdrefnau ar gyfer ymdrin ag unrhyw amheuaeth o danseilio diogelwch data. Byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reolydd perthnasol am unrhyw amheuaeth o danseilio diogelwch data pan fo gofyniad cyfreithiol arnom ni i wneud hynny.

Mae’n rhaid i bob aelod staff Ingeus UK gwblhau hyfforddiant diogelu data a diogelwch gwybodaeth gorfodol i sicrhau eu bod yn deall eu dyletswyddau yng nghyswllt prosesu eich gwybodaeth bersonol. Cynhelir archwiliadau mewnol ac allanol hefyd er mwyn sicrhau y cydymffurfir â deddfau diogelu data.

Cadw eich gwybodaeth

Mae gofyn i Ingeus UK a’n Partneriaid Cyflenwi gadw eich gwybodaeth fel rhan o’n rhwymedigaethau cytundebol a chyfreithiol. Ni fyddwn yn cadw’ch gwybodaeth yn hwy nag sydd ei angen. Pan nad oes angen i ni gadw’ch gwybodaeth mwyach, bydd yn cael ei ddistrywio’n ddiogel.

Mae’r tabl a ganlyn yn rhoi gwybodaeth i chi ar ba mor hir yr ydym yn cadw’ch gwybodaeth.

Eich Hawliau Unigol

Mae GDPR yn rhoi hawliau penodol i chi o safbwynt eich gwybodaeth bersonol, a’r modd y caiff ei brosesu. Rhydd hyn fwy o reolaeth i chi dros yr hyn y mae sefydliadau yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth. Mae gennych hawl:

• I gael gwybodaeth
• I gael mynediad at ddata personol
• I gywiro/dileu data personol
• I gyfyngu ar sut y defnyddiwn ddata personol
• I wrthwynebu sut yr ydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol
• I ofyn i ni drosglwyddo data personol i sefydliad arall
• I wrthwynebu gwneud penderfyniadau awtomataidd gan gynnwys proffilio
• I ddeall sut yr ydym yn diogelu gwybodaeth a drosglwyddir y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd

Er mwyn cael gwybod mwy ynglŷn â sut y defnyddiwn eich data personol, efallai y byddwn yn gofyn i chi brofi pwy ydych chi pryd bynnag y gwnewch gais i ddefnyddio unrhyw un o’r hawliau hyn. Rydym yn gwneud hyn er mwyn sicrhau nad ydym ond yn datgelu gwybodaeth pan wyddom ein bod yn ymdrin â’r unigolyn cywir.

Rydym yn anelu at ymateb i bob cais dilys o fewn mis. Fodd bynnag, gall gymryd yn hirach os yw’r cais yn arbennig o gymhleth neu os ydych wedi gwneud sawl cais. Byddwn bob amser yn eich hysbysu os ydym yn meddwl y bydd ymateb yn cymryd yn hirach na mis.

Efallai na fyddwn bob amser yn gallu cwblhau eich cais yn llawn, er enghraifft, os bydd yn effeithio ar ddyletswydd cyfrinachedd y mae arnom ni i eraill, neu os oes gennym hawl gyfreithiol fel arall i ymdrin â’r cais mewn ffordd wahanol.

Yr hawl i gael gwybodaeth

Mae Ingeus UK Ltd wedi ymrwyo i sicrhau eich bod bob amser yn ymwybodol o’r hyn a wnawn gyda’ch gwybodaeth, a’ch bod yn cael eich diweddaru ynghylch unrhyw newidiadau i brosesu eich gwybodaeth. Gwnawn hynny drwy’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn, sy’n cael ei adolygu a’i ddiweddaru pan a fel y bo angen.

Yr hawl i gael mynediad

Mae gennych hawl i ofyn am yr wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Gelwir hyn yn ‘Cais Unigolyn am Wyvbodaeth’. Er ein bod yn gwneud ein gorau i gydymffurfio gyda’ch cais, efallai na fyddwn yn gallu cwblhau eich cais, er enghraifft, pan fo’r wybodaeth sydd gennym wedi’i rhoi inni’n gyfrinachol.  

Wrth ofyn am eich gwybodaeth bersonol, bydd angen i chi gynnwys yr wybodaeth a ganlyn:

• eich enw llawn, cyfeiriad a rhif ffôn cyswllt;
• unrhyw wybodaeth a ddefnyddir gan y sefydliad i’ch adnabod neu eich gwahaniaethu oddi wrth eraill o’r un enw (rhifau cyfrif, rhifau adnabod unigryw, ac ati);
• manylion am yr wybodaeth benodol y mae arnoch ei hangen ac unrhyw ddyddiadau perthnasol

Yr hawl i gywiro

Gwnawn ein gorau i sicrhau bod yr wybodaeth sydd gennym amdanoch yn gywir bob amser. Fodd bynnag, efallai y bydd achosion lle nad yw’r wybodaeth sydd gennym bellach yn gyfredol. Gallwch ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth amdanoch sy’n anghywir, ond efallai y bydd arnom angen gwirio cywirdeb yr wybodaeth yn gyntaf. Cysylltwch â’ch Ymgynghorydd Adsefydlu Galwedigaethol fel bod unrhyw anghywirdeb yn cael ei ymchwilio a’i gywiro lle bo angen.

Yr hawl i ddileu

Gallwch ofyn bod gwybodaeth bersonol benodol yn cael ei dileu o’n systemau os ydych yn teimlo bod sail gyfreithiol sylfaenol am hynny, neu pan ydych yn tynnu’ch caniatâd yn ôl.  

Ni fyddwn bob amser yn gallu cydymffurfio â’ch cais, gan y gallai fod gennym reswm cyfreithiol dros gadw’ch gwybodaeth. Os felly, rhoddir ystyriaeth unigol i bob cais.

Yr hawl i wrthwynebu i sut yr ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol

Efallai eich bod yn gwrthwynebu i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol am y rhesymau a ganlyn:

• marchnata uniongyrchol,
• ymchwil ac ystadegau gwyddonol/hanesyddol,
• buddiannau a phrosesu dilys o safbwynt cyflawni gorchwyl sydd â budd cyhoeddus neu ag awdurdod swyddogol.

Ni fyddwn bob amser yn gallu cydymffurfio â’ch cais, megis lle mae gennym rwymedigaethau cyfreithiol hollbwysig sy’n gwrthdaro. Rhoddir ystyriaeth unigol i bob cais.

Yr hawl i gyfyngu ar brosesu

Efallai y byddwch yn gofyn i ni ‘gyfyngu’ ar brosesu eich gwybodaeth bersonol, er enghraifft, os ydych yn gwrthwynebu i brosesu eich gwybodaeth, neu’n cwyno ac mae gofyn i ni ymchwilio. Gallwn barhau i ddefnyddio’ch data personol yn dilyn cais am gyfyngiad pan fo angen i ni sefydlu, defnyddio neu amddiffyn hawliau cyfreithiol, neu os oes angen i ni ei ddefnyddio i ddiogelu hawliau unigolyn arall neu’r cwmni.

Yr hawl i drosglwyddo data i sefydliad arall (cludadwyedd)

Gallwch ofyn i ni roi i chi gopi o’r wybodaeth bersonol yr ydych wedi’i rhoi i ni, ac sy’n cael ei phrosesu’n electronig gennym. Mae’n rhaid i’r data gael ei ddarparu mewn fformat a ddefnyddir yn gyffredinol ac ar ffurf y gall peiriant ei ddarllen, megis ffeil csv, sy’n eich galluogi i symud, copïo neu drosglwyddo data o un amgylchedd TG i un arall. Mae hyn yn eich galluogi i ddefnyddio’r data eto a symud rhwng darparwyr gwasanaeth heb golli unrhyw ddata.

Noder na fyddwn bob amser yn gallu cydymffurfio â’ch cais, er enghraifft, pan fo rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i brosesu eich data. Os felly, rhoddir ystyriaeth unigol i bob cais.

Yr hawl i wrthwynebu i wneud penderfyniadau awtomataidd gan gynnwys proffilioNid ydym yn gwneud unrhyw benderfyniadau na phroffilio awtomataidd.

Trosglwyddiadau y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE)

Nid ydym yn trosglwyddo eich data o gwbl y tu allan i’r AEE.

Defnyddio eich hawliau

Os hoffech ddefnyddio unrhyw un o’r hawliau uchod, anfonwch ebost neu ysgrifennwch at:

The Data Protection Officer

Ingeus

Prescot Street

London

E1 8HG

DataProtectionOfficer@ingeus.co.uk

Sicrhewch eich bod yn rhoi digon o wybodaeth i ni allu eich hadnabod, e.e. enw, cyfeiriad, dyddiad geni, manylion eich ymgynghorwr, a hysbyswch ni sut y mae’r wybodaeth a fynnwch yn ymwneud â’ch cais.

Cysylltu â ni  

Cysylltwch gyda’n Swyddog Diogelu Data os oes gennych unrhyw gwestiwn am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu ynghylch unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch.

Os oes gennych unrhyw bryderon ynglŷn â’r ffordd y mae eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu, neu os ydych yn teimlo nad yw’ch gwybodaeth yn cael ei defnyddio’n briodol, soniwch am eich pryderon wrth y Swyddog Diogelu Data yn dataprotectionofficer@ingeus.co.uk, gan egluro beth yw eich pryderon penodol. Yna, bydd y Swyddog Diogelu Data yn ymchwilio i’r pryderon a godwyd gennych.

Os ydych dal yn anfodlon yn dilyn yr ymchwiliad gan y Swyddog Diogelu Data a’r ymateb a gawsoch, gellwch gyflwyno eich pryder i’r Comisiynydd Gwybodaeth drwy ymweld â https://ico.org.uk/make-a-complaint/.

Rheswm Cyfreithiol dros Brosesu Gwybodaeth Bersonol